Responsable financier·e, administratif·ve et logistique

En tant que responsable financier·e, administratif·ve et logistique , sous la direction du Chef de Département Pharmacien, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement financier, administratif et logistique du service de pharmacie.
Vous animerez une équipe de personnel administratif afin d’assurer un service de qualité conforme à la réglementation en vigueur et aux normes établies par la direction.

Vous serez responsable de :

Gestion financière en collaboration avec les services de la Direction Financière :

• Participer activement à l’élaboration du budget de la pharmacie et à son suivi. Cela comprend, entre autres, le transfert d’informations sur les revenus et les dépenses pharmaceutiques, les ETP et les investissements.

• Etablir le suivi des revenus et des dépenses par catégories de produits pharmaceutiques au sens large selon le calendrier de clôture de l’établissement (mensuel/trimestriel).

• Contribuer à la gestion financière globale de la pharmacie incluant, entre autres :

  • Gestion des stocks.

  • La validation des factures fournisseurs (y compris l’application des marchés publics) et le suivi des remises.

  • Facturation interne.

  • L’exhaustivité de la facturation des patients, y compris le suivi des transferts de données pour la facturation et la gestion des lignes de rejet, et le respect de l’application des procédures internes et des délais de facturation des prestataires (validation des prescriptions, traçabilité des implants, etc.).

  • L’optimisation transversale des revenus et des dépenses pharmaceutiques pour l’ensemble des services de l’établissement.

  • Optimisation des processus logistiques.

  • Harmonisation du catalogue produits entre les sites.

• Superviser la préparation des inventaires, en tirer les leçons et les actions à prendre ainsi que représenter la pharmacie auprès des auditeurs de l’entreprise.

• Assister le Pharmacien Chef dans le choix des produits pharmaceutiques utilisés dans l’établissement (analyses pour le CMP, CMM).

Gestion opérationnelle :

• S’assurer que les tâches de l’équipe du personnel administratif sont accomplies.

• Contribuer à l’optimisation des processus de la pharmacie et assurer un circuit logistique performant.

Gestion des Ressources Humaines :

• Gérer et valider l’encadrement et l’horaire des employés de la pharmacie, en assurant une répartition équilibrée du personnel afin d’assurer la continuité des activités du département.

• Résoudre de manière proactive divers problèmes de personnel, en étroite collaboration avec la direction de la pharmacie et conformément aux procédures établies.

• Assurer la supervision du personnel administratif.

• Appuyer le pharmacien-chef et les pharmaciens-chefs adjoints dans l’élaboration et la répartition des rôles et responsabilités de tous les employés de la pharmacie et s’assurer que ces responsabilités sont respectées à tous les niveaux, contribuant ainsi à une dynamique de travail harmonieuse et efficace.

• Contribuer activement au maintien d’un environnement de travail sain en mettant en place des processus de travail efficaces et en favorisant une communication ouverte et constructive au sein de l’équipe.

Gestion et rapports :

• Concevoir et produire un ensemble d’indicateurs de performance pour la gestion de la pharmacie.

• Contribuer à l’élaboration de la stratégie à long terme de la pharmacie en collaboration avec la Direction de la pharmacie en lien avec la stratégie institutionnelle.

Vos formations et expériences :

• Vous êtes en possession d’un diplôme de niveau universitaire.

• Vous possédez une expérience dans le milieu hospitalier et une bonne connaissance du secteur pharmaceutique.

• Vous maîtrisez la législation sur les marchés publics et les matières financières et processus logistiques.

• Vous avez également une excellente maîtrise des logiciels informatiques nécessaires à la fonction (par ex. excel).

• Vous maîtrisez le français et vous avez idéalement une bonne connaissance de la seconde langue nationale.

 Vous vous retrouvez dans la majorité de ces compétences :

• Sens aigu de l'organisation et autonomie dans la gestion des tâches.

• Capacité à prendre des décisions efficaces et efficientes, avec une forte dose d'assertivité.

• Aptitude à travailler avec les chiffres, doublée d'un esprit d'analyse et de synthèse.

• Excellentes compétences en communication, respect et écoute active.

• Fort esprit d'équipe, favorisant la collaboration et le partage des connaissances.

• Proactif(ve) avec un sens prononcé de l'initiative et de l'anticipation.

• Aptitudes sociales et de supervision permettant d'assurer un leadership efficace.

• Compétences avérées en écoute et en négociation pour une résolution de conflits constructive.

• Capacité à identifier les causes des erreurs, à apporter des solutions immédiates et à prévenir les récidives.

Vous êtes intéressé de rejoindre notre équipe ? Alors postulez sans plus attendre en complétant notre formulaire de candidature en ligne avant le 11 septembre 2024.

Comment nous contacter ?

Pour tout renseignement complémentaire concernant la fonction, contactez Olivier JULLION, Pharmacien Chef de Service au 02/348.55.49, ou Michel EK, Gestionnaire administratif et logistique de Pharmacie, au 02/348.51.62.

Pour toutes autres questions, contactez Camille Lingrand, recruteuse au 02/739 85 97

Aux Hôpitaux Iris Sud, nous accueillons et encourageons toutes les candidatures, sans discrimination liée à l'âge, au handicap, au genre, à l'origine, à la religion ou à l'orientation sexuelle.