Operations Manager

Als Operations Manager houd je toezicht op het end-to-end beheer van trainingsprojecten en zorg je voor een naadloze uitvoering van planning tot afsluiting. Je beheert belanghebbenden zowel intern als extern, inclusief sociale partners en interne teams, en zorgt voor afstemming en samenwerking in elke fase. Je verantwoordelijkheden omvatten planning, procesoptimalisatie, toolbeheer, personeel, financieel toezicht, logistiek, monitoring en rapportage.

Je fungeert als een centrale figuur en stuurt de succesvolle lancering, levering en afsluiting van trainingsprogramma's aan, terwijl je ervoor zorgt dat processen duidelijk en efficiënt zijn en in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie. Uw rol zal van cruciaal belang zijn bij het onderhouden van sterke relaties met sociale partners, het ondersteunen van personeelsplanning en het waarborgen van financiële verantwoording voor zowel door de overheid als door particulier gefinancierde projecten.

De sleutel tot uw succes is uw vermogen om met meerdere teams te coördineren, operationele tools te beheren, dagelijkse uitdagingen aan te pakken en workflows te verbeteren om de efficiëntie en transparantie te vergroten.

👉 Belangrijkste verantwoordelijkheden

💼 Eigendom van activiteiten

Neem de volledige verantwoordelijkheid voor operationele processen en zorg voor een soepele uitvoering en continue verbetering. Wees verantwoordelijk voor het algehele succes van de bedrijfsvoering en behoud een duidelijke focus op afstemming op de doelstellingen van de organisatie.

🙌 Bijdrage van het leiderschap

Neem regelmatig deel aan vergaderingen van het leiderschapsteam, draag actief bij aan strategische beslissingen en zorg ervoor dat operationele inzichten vertegenwoordigd zijn in het besluitvormingsproces.

📣 Gecentraliseerde communicatie

Geboren communicator, die rechtstreeks rapporteert aan de CEO en het leiderschapsteam, met behoud van open communicatielijnen en een voortdurende feedbacklus met alle bovengenoemde belanghebbenden.

🤝 Succes van sociale partners

• Fungeren als het enige aanspreekpunt (SPOC) voor de sociale partners (bv. Bruxelles Formation, Cefora, VDAB, Forem).

• Onderhoud en onderhoud sterke relaties met sociale partners, zorg ervoor dat hun behoeften duidelijk worden gecommuniceerd en vertaald in uitvoerbare plannen.

• Stem de vereisten van partners af op interne belanghebbenden, waaronder campuscoördinatoren, technische coaches en het zakelijke team.

👌 Operationele coördinatie

• Fungeren als de primaire contactpersoon tussen interne teams (campuscoördinatoren, coaches en het businessteam) om efficiënte communicatie en uitvoering te garanderen.

• Houd toezicht op planning, logistiek en administratieve rapportage ter ondersteuning van trainingsprogramma's.

• Leid kick-off-vergaderingen voor nieuwe trainingsinitiatieven en zorg voor afstemming tussen teams.

• Los dagelijkse operationele problemen op om een soepele workflow te behouden.

• Verbeter processen om ze duidelijk en efficiënt te maken en zorg voor consistentie en transparantie tussen teams.

• Werk samen met partners en vastgoedaanbieders om oplossingen te vinden voor klaslokalen, onderhandel over overeenkomsten en zorg voor geschikte locaties voor trainingsprogramma's.

💻 Apps en tools inschakelen

• Coördineren en toezicht houden op het beheer van operationele tools (bijv. Sphinx, Salesforce, Moodle, WeCode, interne website).

• Faciliteer de evolutie en updates van deze tools in samenwerking met AVS IT of externe providers.

• Beheer het opsporen van technische problemen, inclusief het oplossen van bugs en gebruikersondersteuning voor interne teams.

• Zorg voor technische basisondersteuning en training voor intern personeel om de acceptatie en efficiëntie van tools te verbeteren.

📝 Strategische personeelsplanning

• Assisteren bij het implementeren van strategieën voor personeelsplanning om te anticiperen op en in te spelen op personeelsbehoeften.

• Plan en wijs middelen toe voor korte- en langetermijntrainingsprogramma's op de campussen van de organisatie.

• Zorg voor een optimale personeelstoewijzing door de behoeften van de organisatie af te stemmen op de vaardigheden en beschikbaarheid van de medewerkers.

🤗 Rapporteren van contacten tussen teams

• Samenwerken met het financiële team en de subsidiemanager ter ondersteuning van budgetbeheer en rapportage voor gefinancierde projecten (voornamelijk publieke en private subsidies).

• Kosten opvolgen en toewijzen voor subsidiegerelateerde projecten, gerelateerd aan personeels- en operationele kosten (onroerend goed...)

✨ Vaardigheden en kwalificaties

• Freelance functie - deeltijds (60 tot 80%)

• Beheersing van het Nederlands (verplicht), Engels en Frans.

• Sterke leiderschapsvaardigheden

• Aantoonbare ervaring in operaties, projectcoördinatie in een technisch onderlegde omgeving

• Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden voor effectieve samenwerking met interne en externe belanghebbenden.

• Uitstekende organisatorische en time-management vaardigheden.

• Probleemoplossende instelling met het vermogen om zich aan te passen aan veranderende prioriteiten.

1️⃣ Eerste gesprek – Hoofd HR

• Een eerste gesprek om je achtergrond, vaardigheden en motivatie voor de functie te bespreken.

• U wordt gevraagd om een SWOT-analyse te verstrekken om uw sterke punten, ontwikkelingsgebieden, kansen en potentiële uitdagingen met betrekking tot de functie te benadrukken.

2️⃣ Tweede gesprek – CEO & Subsidies & Projectmanager

• Een diepere discussie over uw potentiële rol, afstemming op de missie van de organisatie en hoe u zou bijdragen aan lopende projecten.

📌 Referenties kunnen in dit stadium worden opgevraagd.