Sociaal Backoffice Manager

Het Openbaar Centrum voor Sociale Actie van Sint-Lambrechts-Woluwe werft een Sociaal Back Office Manager (m/v/x) aan met een voltijds contract van onbepaalde duur in schaal B4 van het ambtenarenapparaat, met een snelle intrede in dedienst Sociaal Bureau van het Departement Sociale Actie.

De Dienst Sociaal Bureau is betrokken bij de procedure voor de toekenning en terugvordering van de steun aan de OCMW-begunstigden. Haar taak is het coderen van de beslissingen van de CSSS (Bijzondere Commissie voor de Sociale Dienst) en het verrichten van steunbetalingen om aanvragers in moeilijkheden in staat te stellen de door de gemeenschap verschuldigde steun te ontvangen in overeenstemming met de beslissingen van de comités. Het is ook de bedoeling om de met de POD Maatschappelijke Integratie verdiende bedragen terug te vorderen en de steun ten laste te brengen van de passende subsidies. 

Als medewerker van het Departement Sociale Actie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de Sociaal Backoffice dienst. Jouw rol zal zijn om je expertise en vaardigheden in te zetten om effectieve processen en procedures te verbeteren en te creëren. Je bent het aanspreekpunt voor de communicatie met de verschillende sociale diensten, de boekhouding en de budgetdienst, maar ook met externe partners.

Jouw belangrijkste taken:

• Zorgen voor het beheer en de ontwikkeling van een team van 6 personen door hen een effectieve supervisie te bieden: coaching, opleiding, definitie van individuele en collectieve doelstellingen, evaluatie van prestaties, conflictoplossing en bevordering van vlotte interne communicatie en motivatie op het werk ;

• Zorgen voor een harmonieuze en productieve werksfeer binnen het team en zo een groepsdynamiek bevorderen die bevorderlijk is voor de voltooiing van de toegewezen missies ;

• Op basis van de beslissingen van de CSSS en met het oog op de toegang van aanvragers tot de bijstand die nodig is om een waardig leven te leiden, toezicht houden op het proces van het coderen van de toekenning en terugvordering van sociale bijstand door passende procedures toe te passen en rekening te houden met de interacties met upstream-diensten (sociale dienst, energie, huisvesting, professionele integratie, enz.). …) en stroomafwaarts (boekhoudkundige en budgettaire afdeling en ontvangsten); 

• Onderhouden van regelmatige contacten met de sociale teams van de afdeling en het EOS-ontwikkelingsteam om te zorgen voor een effectieve en consistente coördinatie van de activiteiten van uw afdeling met de algemene missies van de afdeling ;

• Analyses uitvoeren van de werkprocessen, de werking en de organisatie van de dienst, waarbij met name de optimalisatiemogelijkheden worden onderzocht die worden geboden door gespecialiseerde softwaretools zoals sociale software (EOS) en de interfaces die deze genereert met boekhoudsoftware (Pegase en Onyx); 

• Draag actief bij aan het opstellen van activiteitenrapporten en relevante nota's met betrekking tot de werking en resultaten van uw afdeling, en zorg voor transparante en nauwkeurige communicatie binnen de organisatie.

Voorwaarden voor deelname aan de aanwerving :

• Beschikken over een diploma of bachelordiploma met een sociale, juridische, economische, boekhoudkundige of financiële oriëntatie.

Gedragsvaardigheden :

• Bewezen leiderschap en managementvaardigheden;

• Assertief, proactief en communicatief sterk;

• Volhardend, rigoureus en georganiseerd;

• Resultaat- en oplossingsgericht;

• Goed leervermogen.

Technische vaardigheden:

• Sta open voor het aanleren van nieuwe vakken : de organieke wet van het OCMW van 8 juli 1976, de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op sociale integratie, de wet van 2 april 1965 betreffende de dekking van de door de OCMW's toegekende steun, de vreemdelingenwet, budgettaire boekhouding;

• Vaardigheid in kantoorautomatiseringstools (Excel, Outlook); 

• In staat zijn om te leren hoe je specifieke sociale software kunt gebruiken.

Sterke punten :

• Eerdere ervaring hebben in een OCMW in een soortgelijke functie;

• Ervaring als teamleider ;

• Kennis hebben van het Nederlands en in het bezit zijn van het Selor taalcertificaat, dat overeenkomt met jouw functieniveau.

• Deadline voor aanvragen : 08/09/24

• Succesvolle kandidaten worden gecontacteerd rond 12/09/24

• Een mondeling examen wordt georganiseerd op 17/09/24 in de voormiddag

Dit schema kan door de instelling worden gewijzigd.

Heb je een functiebeperking, leerstoornis of ziekte, wil je profiteren van redelijke aanpassingen in het kader van de selectieprocedure ? Vermeld dit in je aanvraag. Wij zullen ervoor zorgen dat de omstandigheden zo goed mogelijk worden aangepast zodat u zich in de beste omstandigheden kunt presenteren.