Financieel, administratief en logistiek manager

Als financieel, administratief en logistiek manager speel je onder leiding van het diensthoofd van de dienst Apothekers een essentiële rol in de vlotte financiële, administratieve en logistieke werking van de apotheekafdeling.
Je geeft leiding aan een team van administratief personeel om de kwaliteit van de dienstverlening te garanderen in overeenstemming met de geldende regelgeving en de normen die door het management zijn vastgesteld.

Je bent verantwoordelijk voor:

Financieel beheer in samenwerking met de diensten van de financiële dienst:

• Actief deelnemen aan de ontwikkeling van het budget van de apotheek en de monitoring ervan. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, de overdracht van informatie over farmaceutische inkomsten en uitgaven, FTE's en investeringen.

• Om inkomsten en uitgaven bij te houden per brede farmaceutische productcategorie volgens het sluitingsschema van de faciliteit (maandelijks/driemaandelijks).

• Bijdragen aan het algemene financiële beheer van de apotheek, met onder andere:

  • Voorraadbeheer.

  • Validatie van leveranciersfacturen (met inbegrip van de toepassing van overheidsopdrachten) en de opvolging van kortingen.

  • Interne facturatie.

  • De volledigheid van de facturering aan patiënten, met inbegrip van het volgen van gegevensoverdrachten voor het beheer van factureringslijnen en afwijzingen, en de naleving van interne procedures en factureringstermijnen van leveranciers (validatie van recepten, traceerbaarheid van implantaten, enz.).

  • Transversale optimalisatie van farmaceutische inkomsten en uitgaven voor alle diensten van de instelling.

  • Optimalisatie van logistieke processen.

  • Harmonisatie van de productcatalogus tussen sites.

• Toezicht houden op het opstellen van inventarissen, ervan leren en acties ondernemen en de apotheek vertegenwoordigen bij de accountants van het bedrijf.

• Assisteren van de hoofdapotheker bij de keuze van de farmaceutische producten die in de inrichting worden gebruikt (analyses voor de CMP, CMM).

Operationeel beheer:

• Ervoor zorgen dat de taken van het team van administratieve medewerkers worden uitgevoerd.

• Bijdragen aan de optimalisatie van de processen van de apotheek en zorgen voor een efficiënt logistiek circuit.

Personeelsbeheer:

• Beheer en valideer de supervisie en planning van apotheekmedewerkers en zorg voor een evenwichtige verdeling van het personeel om de continuïteit van de activiteiten van de afdeling te waarborgen.

• Proactief oplossen van diverse personeelsvraagstukken, in nauwe samenwerking met de apotheekdirectie en in overeenstemming met vastgestelde procedures.

• Toezicht houden op administratief personeel.

• Ondersteun de hoofdapotheker en de adjunct-hoofdapothekers bij de ontwikkeling en verdeling van de rollen en verantwoordelijkheden van alle apotheekmedewerkers en zorg ervoor dat deze verantwoordelijkheden op alle niveaus worden gerespecteerd en draag zo bij aan een harmonieuze en efficiënte werkdynamiek.

• Draag actief bij aan het behoud van een gezonde werkomgeving door effectieve werkprocessen te implementeren en open en constructieve communicatie binnen het team te bevorderen.

Beheer en rapportage:

• Ontwerp en produceer een reeks prestatie-indicatoren voor apotheekbeheer.

• Bijdragen aan de ontwikkeling van de apotheekstrategie op lange termijn in samenwerking met de Directie Farmacie in relatie tot de institutionele strategie.

Jouw opleiding en ervaring:

• Je bent in het bezit van een universitair diploma.

• Je hebt ervaring in de ziekenhuisomgeving en een goede kennis van de farmaceutische sector.

• Je bent bekend met de wetgeving inzake overheidsopdrachten en financiële zaken en logistieke processen.

• Je hebt ook een uitstekende beheersing van de computersoftware die nodig is voor de functie (bijv. Excel).

• Je spreekt vloeiend Frans en hebt idealiter een goede kennis van de tweede landstaal.

 Je kunt jezelf vinden in de meeste van deze vaardigheden :

• Sterk gevoel voor organisatie en autonomie in taakbeheer.

• Vermogen om effectieve en efficiënte beslissingen te nemen, met een sterke dosis assertiviteit.

• Het vermogen om met getallen te werken, gekoppeld aan een geest van analyse en synthese.

• Uitstekende communicatie, respect en actieve luistervaardigheden.

• Sterke teamspeler, die samenwerking en kennisdeling bevordert.

• Proactief met een sterk gevoel voor initiatief en anticipatie.

• Sociale en toezichthoudende vaardigheden om effectief leiderschap te bieden.

• Bewezen luister- en onderhandelingsvaardigheden voor constructieve conflictoplossing.

• Vermogen om de oorzaken van fouten te identificeren, onmiddellijke oplossingen te bieden en herhaling te voorkomen.

Heb je interesse om ons team te komen versterken? Solliciteer dan nu door vóór 11 september 2024 ons online aanvraagformulier in te vullen.

Hoe kunt u contact met ons opnemen ?

Voor meer informatie over de functie kunt u contact opnemen met Olivier JULLION, afdelingshoofd Apotheker op het nummer 02/348.55.49, of met Michel EK, administratief en logistiek directeur apotheek, op het nummer 02/348.51.62.

Voor alle andere vragen, contacteer Camille Lingrand, recruiter op 02/739 85 97

Bij Iris Sud Ziekenhuizen verwelkomen en moedigen we alle aanvragen aan, zonder discriminatie op basis van leeftijd, handicap, geslacht, afkomst, religie of seksuele geaardheid.