Payroll Officer - Personeelszaken

 Over Iris Sud Ziekenhuizen (HIS)

Onze ziekenhuizen omvatten 4 sites: Etterbeek-Baron Lambert (Etterbeek), Joseph Bracops (Anderlecht), Etterbeek-Elsene (Elsene) en Molière Longchamp (Vorst). Onze volksgezondheidsinstellingen onderscheiden zich door de welwillendheid en het respect van het personeel voor elke patiënt.

De Ziekenhuizen Iris Sud en het UVC Saint-Pierre zijn bezig met een strategisch samenwerkingsproject om hun stabiliteit te consolideren en hun medische partnerschappen te versterken. Dit project heeft tot doel de kwaliteit van de zorg te behouden en te versterken door een nog stimulerendere omgeving te bieden voor gezondheidswerkers. Deze samenwerking biedt een geweldige kans om de uitmuntendheid van twee geëngageerde openbare ziekenhuizen te versterken, ondersteund door sterke ethische waarden en een constante inzet voor de volksgezondheid.

Waarom we rekruteren

In tegenstelling tot veel organisaties hebben wij ervoor gekozen om de salarisadministratie in eigen beheer te nemen. Deze aanpak geeft ons directe controle, een grotere nabijheid tot onze teams en de mogelijkheid om een flexibel en responsief loonbeheer voor al onze ziekenhuismedewerkers te garanderen. Wij zijn op zoek naar een Payroll Officer om ons team te versterken naar aanleiding van interne veranderingen binnen ons HR-team.

📝 Waaruit bestaat de functie?

Als Payroll Officer (M/V/X) speel je een essentiële rol bij het waarborgen van het dagelijkse beheer van de lonen van meer dan 2.000 werknemers, terwijl je zorgt voor de naleving van de sociale wetgeving en de specifieke kenmerken van de ziekenhuissector. Dit gebied onderscheidt zich door variabele werktijden, sectorspecifieke schalen en premies, en bijzondere arbeidsvoorwaarden.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Analyseer, verwerk en controleer loon- en werkprestatiegegevens, in overeenstemming met de sociale wetgeving, procedures, interne en externe regelgeving

• Codeer gegevens met betrekking tot wijzigingen in vergoedingen, organisatorische veranderingen, personeelsbewegingen, vergoedingen en oncomfortabele voordelen in speciale software

• Uitvoeren van administratieve formaliteiten en regularisaties bij wijzigingen in contracten, werktijden, verloning of persoonlijke wijzigingen

• Stel verplichte wettelijke verklaringen en juridische berekeningen op om de adequate betaling van salarissen en/of inkomensaanvullingen/uittredingen te garanderen.

• Voltooi regelgevende documenten en ontwerp van officiële brieven met betrekking tot het juridisch beheer van personeel

• Informeer het personeel over de juridische stappen die zij moeten ondernemen om ervoor te zorgen dat de salarissen en/of inkomenstoeslagen naar behoren worden uitbetaald

• Opstellen van verplichte wettelijke aangiften (roerende voorheffing, Belcotax, Dimona, Activa, enz.) om de correcte betaling van lonen, pensioenen en/of inkomenssupplementen te garanderen

• Uitvoeren van loonsimulaties en berekeningen met betrekking tot loopbaanonderbreking, pensioen

• Zorgen voor relaties, in verband met administratief en salarisbeheer, met zowel externe als interne instanties

• Beantwoord vragen van interne/externe klanten

• Zorgen voor de juridische evolutie van zaken die verband houden met uw activiteit en uw collega's of interne contacten informeren over wijzigingen die een impact hebben op hun werk

• Meewerken aan de ontwikkeling van projecten en/of de implementatie van HR-programma's (optimalisatie van payroll software, aantrekkelijk salarisbeleid)

• Uitvoeren van permanenties HR op andere locaties

 Uiteindelijk ben je autonoom in het salarisbeheer, het coördineren van traceerbaarheidsdossiers en het initiëren van betalingen. Je bent ook verantwoordelijk voor een werkterrein.

🚀 Je manager, je team en je omgeving

• Onze afdeling Human Resources is gevestigd op de site van Etterbeek-Baron Lambert in Etterbeek. Ons team bestaat momenteel uit een dertigtal professionals (HRIS, HR Officer, Payroll Officer, administratief medewerkers, secretaresses, HRBP, recruiters)

• Je komt terecht in het Administratie en Payroll team van 11 collega's. Dit team is verantwoordelijk voor het administratief beheer van het personeel en de salarissen. Je werkt nauw samen met je collega-Payroll Officers en andere teamleden met betrekking tot data en sociale wetgeving, afwezigheid-ziekte en interne mobiliteit

• Je werkt voornamelijk op de site Etterbeek-Baron Lambert

• Jouw manager is Florane, Hoofd Administratie en Payroll

 🧡 Wat je leuk zult vinden aan deze functie

• Sectorexpertise : Door deel uit te maken van een ziekenhuisomgeving, krijgt u de kans om een diepgaande expertise in loonbeheer te ontwikkelen, aangepast aan de bijzonderheden van deze complexe sector

• Controle van de interne salarisadministratie : Door te werken in een organisatie waar de salarisadministratie volledig in eigen beheer wordt beheerd, profiteert u van een wereldwijd en gedetailleerd inzicht in alle processen, waardoor u beter in staat bent om snel te reageren, prioriteiten te stellen en direct in overeenstemming met de operationele realiteit te werken

• Autonomie en professionele ontwikkeling : Door middel van coaching krijgt u de kans om geleidelijk steeds meer verantwoordelijkheden te beheren en volledige autonomie te bereiken, terwijl u de mogelijkheid krijgt om uw vaardigheden op specifieke gebieden van salaris- en HR-beheer te verbeteren

• Collaboratieve omgeving : Je maakt deel uit van een zorgzaam team dat waarde hecht aan wederzijdse hulp, kennisdeling en wederzijds leren

🎓 Jouw opleiding 

• Je hebt een bachelordiploma in human resources management

• Een achtergrond in sociale wetgeving is essentieel

 💪 Jouw ervaringen en kennis

• Je bent net afgestudeerd of je hebt al ervaring als sociaal werker

• Je hebt een stage gelopen in de salarisadministratie

• Een eerste ervaring in loonbeheer is een troef

• Kennis van Allyn of andere payroll software is een pluspunt

• Vaardigheid in PEP of andere planningssoftware is ook een pluspunt

• Je hebt een goede kennis van het Nederlands

👌 Jouw vaardigheden 

• Proactiviteit bij het oplossen van problemen: Je bent in staat om initiatief te nemen, problemen snel op te sporen en praktische oplossingen voor te stellen om ze op te lossen

• Duidelijke en professionele communicatie : U bent in staat om in al uw contacten een professionele toon aan te houden en een duidelijk antwoord te geven

• Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid bij validaties : U valideert wat u zeker zult begrijpen, u vraagt om aanvullende informatie in geval van twijfel

• Denken voordat je actie onderneemt : Hoewel snelheid soms nodig is, denk je na voordat je handelt, en vermijd je overhaast te reageren zonder de tijd te hebben genomen om de situatie goed te analyseren. Zo kunt u duurzame oplossingen bieden

• Rapportage en informatiebeheer : Je bent in staat om te anticiperen op informatiebehoeften, informatie te structureren, de nodige gegevens te lokaliseren en duidelijke feedback te geven om het werk van anderen te vergemakkelijken

1. Telefoongesprek met Céline Koninckx (Recruiter): 30 minuten

2. Test

3. Interview met Florane Louis (Manager Administratie en Salarisadministratie), Samiya Saïdi (HR Director) en een Recruiter: 45 minuten

4. Laten we beginnen! 🚀

Wil je met ons meedoen ?

Solliciteer tot en met 15 december 2024 door ons online aanvraagformulier in te vullen: https://tinyurl.com/mv4awayp

Hoe kunt u contact met ons opnemen ?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Florane Louis, hoofd van de dienst Administratie en Loonadministratie, op 7398766/02.

 Voor alle andere vragen, contacteer Céline Koninckx, Recruiter, op het nummer 0486/658500.

Om af te ronden

We hebben geprobeerd u zoveel mogelijk details te geven over het doel, de missies en de omgeving van deze functie.

 Als je aarzelt, raden we je toch aan om te solliciteren: in het ergste geval verlies je een paar minuten, en in het beste geval is het het begin van een zinvolle en duurzame samenwerking.

We willen ook benadrukken dat we diversiteit hoog in het vaandel hebben staan en streven naar het creëren van een veilige en inclusieve omgeving. We doen er alles aan om gelijke kansen op werk te bieden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, ras, handicap of enig ander kenmerk dat u definieert. Sterker nog, diversiteit maakt onze werkomgeving nog aangenamer.