Operations Manager

En tant que Operations Manager, vous superviserez la gestion de bout en bout des projets de formation, en veillant à ce qu’ils soient exécutés sans heurts, de la planification à la clôture. Vous gérerez les parties prenantes à la fois internes et externes, y compris les partenaires sociaux et les équipes internes, en assurant l’alignement et la collaboration à chaque étape. Vos responsabilités engloberont la planification, l’optimisation des processus, la gestion des outils, la dotation en personnel, la surveillance financière, la logistique, la surveillance et le reporting.

Vous servirez de figure centrale, conduisant le lancement, la livraison et la clôture réussis des programmes de formation tout en veillant à ce que les processus soient clairs, efficaces et alignés sur les objectifs de l’organisation. Votre rôle sera essentiel pour maintenir des relations solides avec les partenaires sociaux, soutenir la planification de la main-d’œuvre et assurer la responsabilité financière des projets financés par des fonds publics et privés.

La clé de votre succès sera votre capacité à vous coordonner avec plusieurs équipes, à gérer les outils opérationnels, à relever les défis quotidiens et à améliorer les flux de travail pour gagner en efficacité et en transparence.

👉 Principales responsabilités :

💼 Propriété des opérations

S’approprier pleinement les processus opérationnels, en assurant leur bonne exécution et leur amélioration continue. Être responsable du succès global des opérations, en maintenant un accent clair sur l’alignement avec les objectifs organisationnels.

🙌 Contribution du leadership

Participer régulièrement aux réunions de l’équipe de direction, contribuer activement aux décisions stratégiques et s’assurer que les connaissances opérationnelles sont représentées dans le processus de prise de décision.

📣 Communications centralisées

Communicateur né, relevant directement du PDG et de l’équipe de direction, tout en maintenant des lignes de communication ouvertes et une boucle de rétroaction continue avec toutes les parties prenantes susmentionnées.

🤝 Succès des partenaires sociaux

• Servir de point de contact unique (SPOC) pour les partenaires sociaux (par exemple, Bruxelles Formation, Cefora, VDAB, Forem).

• Maintenir et entretenir des relations solides avec les partenaires sociaux, en veillant à ce que leurs besoins soient clairement communiqués et traduits en plans d’action.

• Alignez les exigences des partenaires sur celles des parties prenantes internes, notamment les coordinateurs de campus, les coachs techniques et l’équipe commerciale.

👌 Coordination opérationnelle

• Agir à titre de liaison principale entre les équipes internes (coordonnateurs de campus, coachs et équipe d’affaires) pour assurer une communication et une exécution efficaces.

• Superviser la planification, la logistique et les rapports administratifs pour soutenir les programmes de formation.

• Animer des réunions de lancement pour de nouvelles initiatives de formation, en veillant à l’alignement entre les équipes.

• Résolvez les problèmes opérationnels quotidiens pour maintenir un flux de travail fluide.

• Améliorez les processus pour les rendre clairs et efficaces, en garantissant la cohérence et la transparence entre les équipes.

• Collaborez avec des partenaires et des fournisseurs immobiliers pour trouver des solutions pour les salles de classe, négocier des accords et trouver des emplacements appropriés pour les programmes de formation.

💻 Activation des applications et des outils

• Coordonner et superviser la gestion des outils opérationnels (ex. : Sphinx, Salesforce, Moodle, WeCode, site web interne).

• Faciliter l’évolution et les mises à jour de ces outils en collaboration avec AVS IT ou des prestataires externes.

• Gérer le suivi des problèmes techniques, y compris la résolution des bogues et le support utilisateur pour les équipes internes.

• Assurer le soutien technique de base et la formation du personnel interne afin d’améliorer l’adoption et l’efficacité des outils.

📝 Planification stratégique de la main-d’œuvre

• Aider à mettre en œuvre des stratégies de planification de la main-d’œuvre afin d’anticiper et de répondre aux besoins en personnel.

• Planifier et allouer des ressources pour des programmes de formation à court et à long terme sur les campus de l’organisation.

• Assurez une répartition optimale du personnel en alignant les besoins organisationnels sur les compétences et la disponibilité des employés.

🤗 Liaison entre les équipes

• Collaborer avec l’équipe des finances et le gestionnaire des subventions pour soutenir la gestion budgétaire et le reporting des projets financés (principalement des subventions publiques et privées).

• Suivre et allouer les coûts des projets liés aux subventions, liés aux coûts de personnel et d’exploitation (immobilier...)

✨ Compétences et qualifications

• Poste en freelance - temps partiel (60 à 80 %)

• Maîtrise du néerlandais (obligatoire), de l’anglais et du français.

• Solides compétences en leadership

• Expérience avérée dans les opérations, la coordination de projets dans un environnement féru de technologie

• Solides compétences interpersonnelles et de communication pour une collaboration efficace avec les parties prenantes internes et externes.

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps.

• Esprit de résolution de problèmes et capacité d’adaptation aux priorités changeantes.

1️⃣ Premier entretien – Responsable RH

• Une première conversation pour discuter de votre parcours, de vos compétences et de votre motivation pour le poste.

• Il vous sera demandé de fournir une analyse SWOT pour mettre en évidence vos points forts, vos domaines de développement, vos opportunités et vos défis potentiels en relation avec le poste.

2️⃣ Deuxième entretien – CEO & Grants & Project Manager

• Une discussion plus approfondie sur votre rôle potentiel, l’alignement avec la mission de l’organisation et la façon dont vous contribueriez aux projets en cours.

📌 Des références peuvent être demandées à ce stade.