Administrative Officer

StartLab Brussels recherche un·e Administrative Officer pour assurer le suivi administratif et financier du projet BoostLAB, financé par le FEDER, et faciliter sa bonne exécution. 📝✨

✨ CONTEXTE:

StartLab Brussels a récemment obtenu un financement FEDER dans le cadre de l’appel à projet "Renforcer la croissance durable et la compétitivité des PME". Grâce à ce financement, nous consolidons la partie “LAUNCH” de notre accompagnement afin d’aider les jeunes entrepreneurs à pérenniser leur projet et croître plus rapidement. 🚀

Le programme a pour objectif de répondre à 3 objectifs clés:

• Favoriser la création de PME en renforçant la viabilité des projets.

• Augmenter l’emploi dans les PME en structurant leur croissance.

• Encourager la transition écologique des PME en intégrant des stratégies durables dans leurs modèles économiques.

Il reposera sur cinq modules clés, des soirées d’inspiration, du coaching collectif et individuel, ainsi que des expert hours mensuels. Il s'adresse aux PME en phase de lancement, et plus spécifiquement aux jeunes entrepreneurs souhaitant maximiser leur potentiel grâce au digital et à la durabilité. Dans ce cadre, nous recherchons un·e administrateur·trice de projet pour assurer le suivi administratif et financier du projet, garantir le respect des obligations FEDER et faciliter la coordination des aspects administratifs et logistiques.

💼 TA MISSION:

Tu seras le/la garant·e administratif·ve et financier·e du projet FEDER, veillant à la bonne exécution des obligations contractuelles nous liant à ce projet. De plus, tu faciliteras la coordination avec les financeurs et l’équipe interne. Ton rôle consistera à structurer et organiser les processus administratifs et logistiques pour assurer le bon déroulement du programme.

Tu travailleras en étroite collaboration avec la directrice, le project manager, la programme manager et la marketeer pour t’assurer que les informations clés sont collectées, documentées et transmises efficacement.

👉 TES RESPONSABILITÉS:

1.   Gestion administrative et suivi des obligations FEDER 📝

• Assurer le suivi administratif du projet BoostLAB, en collaboration avec la directrice et le Project Manager.

• Gérer la documentation liée au projet : archivage des livrables, suivi des pièces justificatives, mise à jour des dossiers.

• Coordonner le reporting financier et narratif exigé par le FEDER, en assurant la collecte et la consolidation des informations.

• Vérifier et compiler les données financières et opérationnelles, en lien avec les équipes internes et les financeurs.

2.   Coordination et support logistique 🤝

• Soutenir la mise en œuvre du projet en gérant les échéanciers et les deadlines administratives.

• Assurer la liaison avec les partenaires institutionnels et financiers pour le suivi des conventions et des financements.

• Organiser et documenter les réunions de suivi du projet, en rédigeant des comptes rendus et en assurant le suivi des décisions prises.

• Faciliter la coordination interne en assurant un soutien logistique et administratif à l’équipe.

3.   Gestion des processus et optimisation des outils 💻

• Mettre en place et améliorer les outils de suivi administratif et financier du projet.

• Participer à l’optimisation des processus internes, en facilitant la digitalisation des documents et le partage d’informations.

• Assurer un suivi rigoureux des indicateurs de performance, en collaboration avec l’équipe projet.

• Expérience avérée en gestion administrative et financière de projet, idéalement dans un contexte de financements publics (ex. FEDER, subventions régionales, européennes, etc.).

• Rigueur et organisation : tu aimes structurer, vérifier et organiser les informations pour assurer un suivi fluide et efficace.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de gestion de données.

• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents interlocuteurs (financeurs, institutions, équipe projet…).

• Autonomie et sens des responsabilités : tu es capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de respecter les échéances.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale pour assurer un reporting clair et structuré.

• Langues : Français et Anglais indispensables, Néerlandais est un plus.

Tu as le sens du détail, tu aimes structurer l’information et assurer le suivi de dossiers administratifs complexes ? Tu veux travailler au sein d’un incubateur dynamique et contribuer à l’accompagnement des jeunes entrepreneurs ? Alors ce poste est fait pour toi ! 🤩

1. Postule dès aujourd’hui : Envoie ton CV ainsi qu’une lettre de motivation percutante. 📝

2. Premier échange : Si ton profil nous semble prometteur, tu auras un premier appel téléphonique de 15 minutes avec notre reponsable RH & Admin. 📞

3. Deuxième étape : Impressionne-nous davantage lors d’un second entretien avec notre directrice et un autre membre de l’équipe, où tu nous présenteras un cas pratique.

4. C’est parti ! Si tu es sélectionné·e, tu prendras tes fonctions dès que possible et contribueras à notre communauté dynamique dès le premier jour ! 🚀