Administratief medewerker

StartLab Brussels is op zoek naar een administratief medewerker om de administratieve en financiële opvolging van het BoostLAB-project  , gefinancierd door het EFRO, te verzekeren en de goede uitvoering ervan te vergemakkelijken. 📝✨

✨ CONTEXT:

StartLab Brussels heeft onlangs EFRO-financiering  ontvangen in het kader van de projectoproep "Versterking van de duurzame groei en het concurrentievermogen van KMO's". Dankzij deze financiering consolideren we het "LAUNCH"-deel van onze steun om jonge ondernemers te helpen hun project vol te houden en sneller te groeien. 🚀

Het programma beoogt 3 hoofddoelstellingen te bereiken:

• De oprichting van kleine en middelgrote ondernemingen bevorderen door de levensvatbaarheid van projecten te versterken.

• Vergroot de werkgelegenheid in het MKB door hun groei te structureren.

• Stimuleer de groene transitie van kmo's door duurzame strategieën in hun bedrijfsmodellen te integreren.

Het zal gebaseerd zijn op vijf kernmodules, inspiratieavonden , groeps- en individuele coaching, evenals maandelijkse experturen. Het is gericht op KMO's in de opstartfase, en meer bepaald op jonge ondernemers die hun potentieel willen maximaliseren door middel van digitale technologie en duurzaamheid. In dit kader zijn we op zoek naar een projectbeheerder om de administratieve en financiële opvolging van het project te verzekeren, de naleving van de EFRO-verplichtingen te garanderen en de coördinatie van administratieve en logistieke aspecten te vergemakkelijken.

💼 JOUW MISSIE:

Je staat administratief en financieel garant voor het EFRO-project en zorgt voor de goede uitvoering van de contractuele verplichtingen die ons aan dit project binden. Daarnaast faciliteer je de afstemming met financiers en het interne team. Je rol zal bestaan uit het structureren en organiseren van de administratieve en logistieke processen om het programma soepel te laten verlopen.

Je werkt nauw samen met de directeur, projectmanager, programmamanager en marketeer om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie effectief wordt verzameld, gedocumenteerd en doorgegeven.

👉 JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN:

1.   Administratief beheer en toezicht op de EFRO-verplichtingen 📝

• Zorgen voor de administratieve opvolging van het BoostLAB-project, in samenwerking met de Directeur en de Projectmanager.

• Beheer documentatie met betrekking tot het project: archivering van deliverables, tracering van ondersteunende documenten, bijwerken van bestanden.

• Coördineren van de financiële en narratieve rapportage die door het EFRO wordt vereist, waarbij wordt gezorgd voor het verzamelen en consolideren van informatie.

• Verifieer en verzamel financiële en operationele gegevens, in samenwerking met interne teams en financiers.

2.   Coördinatie en logistieke 🤝 ondersteuning

• Ondersteun de uitvoering van het project door administratieve tijdlijnen en deadlines te beheren .

• Contacten onderhouden met institutionele en financiële partners voor het toezicht op overeenkomsten en financiering.

• Organiseer en documenteer projectopvolgingsvergaderingen, schrijf notulen en volg genomen beslissingen op.

• Faciliteren van interne coördinatie door logistieke en administratieve ondersteuning te bieden aan het team.

3.   Procesmanagement en tooloptimalisatie 💻

• Implementeren en verbeteren van de administratieve en financiële monitoringinstrumenten van het project.

• Deelnemen aan de optimalisatie van interne processen, door het faciliteren van de digitalisering van documenten en het delen van informatie.

• Zorgen voor een strikte monitoring van de prestatie-indicatoren, in samenwerking met het projectteam.

• Aantoonbare ervaring in administratief en financieel projectbeheer, bij voorkeur in de context van publieke financiering (bijv. EFRO, regionale subsidies, Europese subsidies, enz.).

• Nauwkeurigheid en organisatie: je houdt ervan om informatie te structureren, te controleren en te organiseren om een vlotte en efficiënte opvolging te waarborgen.

• Goede beheersing van kantoorsoftware en gegevensbeheer.

• Vermogen om in team te werken en samen te werken met verschillende belanghebbenden (financierders, instellingen, projectteam…).

• Zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel: je kunt meerdere taken tegelijkertijd beheren en deadlines respecteren.

• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden om een duidelijke en gestructureerde rapportage te waarborgen.

• Talen: Frans en Engels zijn noodzakelijk, Nederlands is een pluspunt.

Heb je oog voor detail, hou je van het structureren van informatie en het opvolgen van complexe administratieve dossiers? Wil je werken binnen een dynamisch incubator en bijdragen aan de ondersteuning van jonge ondernemers? Dan is deze functie iets voor jou! 🤩

1. Solliciteer vandaag nog : Stuur je cv en een indrukwekkende sollicitatiebrief. 📝

2. Eerste uitwisseling : Als uw profiel ons veelbelovend lijkt, heeft u een eerste telefoongesprek van 15 minuten met onze HR & Admin-manager. 📞

3.  Stap twee: Maak verder indruk op ons in een tweede interview met onze manager en een ander teamlid, waar je ons een praktijkcase presenteert.

4. Daar gaan we! Als je wordt geselecteerd, neem je zo snel mogelijk je functie op en draag je vanaf dag één bij aan onze levendige community! 🚀