Stagiaire - Logistique & administratif (3 mois)

🚚📦📝 Vos responsabilités en tant que stagiaire Logistique et administratif: 

• Gestion de la correspondance interne et externe : gérer les communications écrites relatives au déménagement (emails, courriers), tant internes qu'externes.

• Mise à jour et gestion de la base de données des contacts : tenir à jour la liste de contacts de toutes les parties prenantes impliquées dans le déménagement (collaborateurs, fournisseurs, sous-traitants, entreprises partenaires).

• Préparation des dossiers de déménagement : constituer et organiser les dossiers nécessaires pour chaque service ou collaborateur qui déménage.

• Coordination des plannings de déménagement : assister dans la gestion des plannings liés aux différentes étapes du déménagement (emballage, transport, installation dans les locaux temporaires).

• Suivi des commandes et des livraisons : suivo des commandes des fournitures nécessaires pour le déménagement (boîtes, étiquettes, etc.) et pour les travaux (matériaux de rénovation).

• Archivage des documents administratifs et financiers : gérer l’archivage des documents relatifs au déménagement et aux travaux de rénovation (devis, factures, contrats).

• Support à la gestion des prestataires : assister dans la gestion des relations avec les prestataires de services (entreprises de déménagement, entreprises de travaux).

• Organisation des réunions de suivi : le stagiaire pourrait aider à organiser les réunions hebdomadaires ou mensuelles sur l'avancée du projet de déménagement.

• Assistance ponctuelle aux équipes sur le terrain : bien que son rôle soit principalement administratif, le stagiaire pourra, à certaines occasions, aider sur le terrain pour coordonner ou vérifier certaines étapes du déménagement.

🎓 Formation

• Étudiant·e en formation d’assistant administratif, gestion ou management.

• Connaissances en logistique (souhaité) : Une première approche ou un cours en logistique ou gestion de projet serait un plus, même si ce n’est pas obligatoire.

• Connaissance des outils bureautiques : Maîtrise des logiciels de la suite Office (Excel, Word, Outlook) ainsi que Microsoft Teams.

👌 Compétences techniques

• Gestion de l’information : Capacité à organiser, classer et archiver des documents. Le stagiaire devra être capable de structurer l’information de manière claire et efficace.

• Communication écrite et orale : Solide aptitude à rédiger des mails, des rapports, des comptes rendus de réunions, ainsi qu’à communiquer avec des interlocuteurs internes et externes (collaborateurs, prestataires, etc.). La précision et la clarté dans les échanges sont essentielles.

• Suivi des plannings et priorisation : Maîtrise des techniques de planification, capable de gérer simultanément plusieurs tâches et de les prioriser en fonction des besoins.

✨ Compétences interpersonnelles

• Organisation et rigueur

• Adaptabilité et flexibilité

• Capacité à travailler en équipe

• Autonomie

• Sens de la communication

💛 Traits de caractère

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Calme et gestion du stress

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Motivation et implication

📆 Disponibilité et durée du stage

• Durée : Étant donné la nature du projet, un stagiaire disponible pour une période de 3 à 4 mois serait idéal afin de couvrir toutes les phases du déménagement (préparation, exécution, suivi).

• Disponibilité : Le stagiaire devra être flexible en termes d’horaires, car certaines phases du projet pourraient nécessiter une présence en dehors des heures de bureau traditionnelles (surtout durant les phases critiques du déménagement).

• Filtrage téléphonique

• Questionnaire de personnalité et tests de raisonnement

• 1 entretien avec le recruteur et l’entreprise

• C’est parti! 🚀