Management Assistent

Vast Contract

Evere

Functieomschrijving

Ben jij een geboren organisator met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel? Bij Fost Plus zijn we op zoek naar een Management Assistant die structuur, rust en overzicht brengt in de dagelijkse gang van zaken van onze CEO en het managementteam.

👉 Een overzicht van de taken:

Directe ondersteuning en samenwerking met de CEO
- Beheer en coördineer de agenda
- Plan en volg een-op-een-vergaderingen en acties
- Proactief informeren over belangrijke deadlines, verantwoordelijkheden en verplichtingen
- Fungeren als klankbord en vertrouwenspersoon
Agenda & meeting management
- Afspraken, vergaderingen en evenementen plannen en organiseren
- Agenda's, presentaties en vergadermappen voorbereiden
- Maak aantekeningen in vergaderingen en houd actiepunten bij
E-mail- en documentbeheer
- E-mails sorteren, prioriteren en beantwoorden
- Schrijf brieven, rapporten en andere documenten
- Beheerbestanden tijdig onderhouden en archiveren
Wettelijke ondersteuning
- Voorbereiden en organiseren van vergaderingen van de Raad van Bestuur, Algemene Vergaderingen, Commissies en Werkgroepen
- Zorgen voor naleving van wettelijke verplichtingen en interne voorschriften
- Stuur officiële uitnodigingen en ondersteunend materiaal
Veelzijdige administratieve en operationele ondersteuning
- Bestellingen (PO), toezicht op de algemene werking en ontvangst van bezoekers
- Ad-hoc ondersteuning voor leden van het management

Gewenst profiel

Je hebt een diploma hoger onderwijs of minimaal 3 jaar relevante ervaring in een soortgelijke functie.
Je bent vertrouwd met digitale tools (Microsoft 365, e-sign, SharePoint, enz.) 💻
Je communiceert op een boeiende manier in het Nederlands en Frans, en je hebt een goede kennis van het Engels
Je werkt zelfstandig en discreet en je weet hoe je met vertrouwelijke informatie moet omgaan
Je bent gestructureerd, precies en houdt het overzicht, ook in drukke periodes
Je anticipeert en houdt ervan om te plannen, te organiseren en bij te sturen als dat nodig is 📆
Je bent servicegericht, empathisch en behulpzaam

Waarom solliciteren?

Een fulltime baan met een vast dienstverband 💼
Een interessante en dynamische job in een snelgroeiend Belgisch bedrijf met maatschappelijke relevantie. 💚
Werk in ons ruime en lichte kantoor in Evere, vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.
Een aantrekkelijk salarispakket met een competitief salaris en leuke extralegale voordelen (verzekeringen, cafetariaplan, etc.).

Interviewproces

CV screening
Telefonische kennismaking
1e interview ter plaatse met de functiemanager en HR
2e interview ter plaatse : "klik"-interview met potentiële toekomstige collega's
Let's start! 🚀

Voor ons zijn diversiteit, inclusie en gelijke kansen belangrijk. Kandidaten worden daarom geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, zonder onderscheid op basis van leeftijd, religie, afkomst, handicap, geslacht of gender.

Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte en wil je kunnen genieten van bepaalde redelijke aanpassingen in het selectieproces? Vermeld dit in je sollicitatie. De selectie zal zo goed mogelijk worden aangepast, zodat je jezelf in de beste omstandigheden kunt presenteren.