Stagiair - Logistiek & Administratie (Drie maanden)

🚚📦📝 Jouw verantwoordelijkheden als Logistiek en Administratief Stagiair: 

• Beheer van interne en externe correspondentie: beheer van schriftelijke communicatie met betrekking tot de verhuizing (e-mails, brieven), zowel intern als extern.

• Bijwerken en beheren van de contactendatabase: houd de contactenlijst van alle belanghebbenden die betrokken zijn bij de verhuizing up-to-date (werknemers, leveranciers, onderaannemers, partnerbedrijven).

• Voorbereiding van verhuisdossiers: Stel de benodigde dossiers samen en organiseer ze voor elke afdeling of medewerker die verhuist.

• Coördinatie van verhuisschema's: assisteren bij het beheer van schema's met betrekking tot de verschillende fasen van de verhuizing (inpakken, transport, installatie in de tijdelijke lokalen).

• Opvolging van bestellingen en leveringen: opvolging van bestellingen voor benodigdheden die nodig zijn voor de verhuizing (dozen, etiketten, enz.) en voor de werken (renovatiematerialen).

• Archivering van administratieve en financiële documenten: beheer de archivering van documenten met betrekking tot de verhuis- en renovatiewerkzaamheden (offertes, facturen, contracten).

• Ondersteuning bij het beheer van dienstverleners: assisteren bij het beheer van relaties met dienstverleners (verhuisbedrijven, bouwbedrijven).

• Organisatie van vervolgbijeenkomsten: de stagiair kan helpen bij het organiseren van wekelijkse of maandelijkse bijeenkomsten over de voortgang van het relocatieproject.

• Occasionele assistentie aan de teams op het terrein: hoewel zijn rol voornamelijk administratief is, kan de stagiair in bepaalde gevallen op het terrein helpen om bepaalde fasen van de verhuizing te coördineren of te verifiëren.

🎓 Vorming

• Student in opleiding tot administratief medewerker, management of management.

• Kennis van logistiek (gewenst): Een eerste benadering of een cursus logistiek of projectmanagement zou een pluspunt zijn, hoewel het niet verplicht is.

• Kennis van kantoorautomatiseringstools: Vaardigheid in Office-software (Excel, Word, Outlook) en Microsoft Teams.

👌 Technische vaardigheden

• Informatiebeheer: Mogelijkheid om documenten te ordenen, classificeren en archiveren. De stagiair moet in staat zijn om informatie op een duidelijke en effectieve manier te structureren.

• Schriftelijke en mondelinge communicatie: Sterk vermogen om e-mails, rapporten, notulen van vergaderingen te schrijven en om te communiceren met interne en externe gesprekspartners (werknemers, dienstverleners, enz.). Precisie en duidelijkheid in de uitwisselingen zijn essentieel.

• Opvolging van planningen en prioritering: Beheersing van planningstechnieken, in staat om meerdere taken tegelijk te beheren en deze te prioriteren op basis van behoeften.

✨ Interpersoonlijke vaardigheden

• Organisatie en strengheid

• Aanpassingsvermogen en flexibiliteit

• Vermogen om in een team te werken

• Autonomie

• Communicatieve vaardigheden

💛 Karaktereigenschappen

• Analytische en synthesevaardigheden

• Kalmte en stressmanagement

• Discretie en respect voor vertrouwelijkheid

• Motivatie en betrokkenheid

📆 Beschikbaarheid en duur van de stage

• Duur: Gezien de aard van het project zou een stagiair beschikbaar voor een periode van 3 tot 4 maanden ideaal zijn om alle fasen van de verhuizing (voorbereiding, uitvoering, follow-up) te doorlopen.

• Beschikbaarheid: De stagiair zal flexibel moeten zijn in termen van schema's, aangezien sommige fasen van het project een aanwezigheid buiten de traditionele kantooruren kunnen vereisen (vooral tijdens kritieke fasen van de verhuizing).

• Telefonische screening

• Persoonlijkheidsvragenlijst en redeneertests

• 1 interview met de recruiter en het bedrijf

• Daar gaan we! 🚀